إذا كنت تستخدم برنامج دفترة لإصدار الفواتير، فأنت تعرف أن إصدار الفاتورة سهل، لكن متابعة من لم يدفع هي التي تأخذ الوقت. في هذا الدليل العملي نشرح كيف تجهز دفترة للمتابعة، ثم كيف تسلم مهمة التحصيل والتقارير اليومية إلى وكلاء كاتب بخطوات واضحة.
ما هو برنامج دفترة؟
دفترة نظام سحابي لإدارة الأعمال (ERP) بواجهة عربية وإنجليزية. يجمع المبيعات والفواتير وعروض الأسعار ونقاط البيع والمخزون والحسابات والموارد البشرية في مكان واحد، ويدعم الفاتورة الإلكترونية في السعودية ومصر والأردن والإمارات.
أين يضيع الوقت في دفترة؟
- الفواتير المتأخرة: مراجعة الفواتير غير المدفوعة يدويًا والتواصل مع كل عميل.
- تقرير المبيعات: فتح التقارير كل صباح لمعرفة ما بيع وما حُصِّل.
- المصروفات: إدخال الإيصالات واحدًا واحدًا.
- عروض الأسعار: متابعة العروض التي لم يرد عليها العميل.
الخطوة الأولى: جهز حسابك في دفترة للأتمتة
- أكمل بيانات العملاء: تأكد أن لكل عميل بريدًا أو رقم جوال صحيحًا، فالتذكير لا يصل بدونه.
- حدد شروط الدفع: اكتب تاريخ الاستحقاق على كل فاتورة، مثل 15 أو 30 يومًا.
- سجل الدفعات فور وصولها: حتى لا يذكر الوكيل عميلًا دفع بالفعل.
- أنشئ مستخدمًا خاصًا للوكيل: بصلاحيات قراءة الفواتير والتقارير وإرسال الرسائل فقط، دون صلاحية الحذف أو تعديل الإعدادات.
الخطوة الثانية: أمثلة جاهزة لوكلاء كاتب مع دفترة
انسخ المثال المناسب إلى محادثة كاتب وعدل الأرقام والأسماء:
1. وكيل متابعة الفواتير المتأخرة
كل يوم أحد الساعة 9 صباحًا افتح حسابي في دفترة، واعرض الفواتير غير المدفوعة التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق. أرسل لكل عميل رسالة تذكير مهذبة فيها رقم الفاتورة والمبلغ ورابط الدفع، ولا ترسل لنفس العميل أكثر من مرة في الأسبوع. ثم أرسل لي جدولًا بمن تم تذكيرهم.
2. وكيل تقرير المبيعات اليومي
كل صباح اقرأ من دفترة مبيعات الأمس، والمبالغ المحصلة، وأكبر خمسة عملاء مستحق عليهم، وأرسل لي ملخصًا في خمسة أسطر على بريدي.
3. وكيل عروض الأسعار المعلقة
اعرض عروض الأسعار التي أرسلت منذ أكثر من 7 أيام ولم تتحول إلى فاتورة، واكتب لي مسودة رسالة متابعة لكل عميل لأراجعها قبل الإرسال.
4. وكيل ربط المتجر بالمحاسبة
قارن طلبات متجري على زد أمس بالفواتير المسجلة في دفترة، ونبهني إلى أي طلب ليس له فاتورة.
إذا كان متجرك على زد ولم تبدأ بعد، فاقرأ دليل منصة زد للمبتدئين أولًا.
الخطوة الثالثة: شغل الوكيل وراجع النتائج
- اكتب المهمة في كاتب.
- سجل دخولك إلى دفترة مرة واحدة في متصفح الوكيل بالمستخدم المحدود.
- في أول أسبوع اطلب من الوكيل أن يكتب مسودات فقط، وراجعها بنفسك.
- بعد أن تطمئن للأسلوب، اسمح له بالإرسال المباشر.
- إذا كان لديك رقم تريد الوصول إليه، مثل خفض المتأخرات إلى النصف خلال شهر، فحوّله إلى هدف يعمل عليه الوكيل يوميًا ويرسل لك تقريرًا.
نصائح لتحصيل أسرع
- ذكر العميل قبل تاريخ الاستحقاق بثلاثة أيام، وليس بعده فقط.
- اجعل رابط الدفع في أول سطر من الرسالة.
- غيّر نبرة الرسالة الثانية والثالثة، ولا تكرر النص نفسه.
- وزع متابعة كبار العملاء على فريقك، وستجد أفكارًا لذلك في دليل إدارة فريق العمل.
الأسئلة الشائعة
هل برنامج دفترة مجاني؟
يقدم دفترة تجربة مجانية دون بطاقة ائتمان، ثم تختار باقة مدفوعة حسب احتياجك. راجع صفحة الأسعار في موقع دفترة لمعرفة الباقات الحالية.
هل يدعم دفترة الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
نعم. يدعم دفترة الفاتورة الإلكترونية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويدعم كذلك الفاتورة الإلكترونية في مصر والأردن والإمارات.
ماذا يفعل وكيل كاتب داخل دفترة؟
يفتح حسابك في متصفح حقيقي مسجل الدخول باسمك، ويقرأ الفواتير والتقارير، ثم يرسل التذكيرات أو الملخصات حسب تعليماتك. لا يغير إعدادات الحساب ولا يحذف بيانات إلا إذا طلبت ذلك صراحة.
هل أحتاج مبرمجًا لربط كاتب مع دفترة؟
لا. تكتب المهمة بلغة عادية، وتسجل دخولك مرة واحدة في متصفح الوكيل.
هل بيانات عملائي آمنة؟
كلمة مرورك لا تمر عبر كاتب، والوكيل يعمل بالصلاحيات التي يملكها حسابك فقط. ننصح بإنشاء مستخدم في دفترة بصلاحيات محدودة للوكيل.
الخلاصة
برنامج دفترة يصدر الفاتورة، ووكيل كاتب يتابعها حتى تُدفع. ابدأ بمهمة الفواتير المتأخرة لأنها الأسرع أثرًا على السيولة، ثم أضف تقرير المبيعات اليومي. ابدأ مع كاتب الآن واكتب أول مهمة.
عن Ahmed Ezat
مؤسس منصة كاتب لإنشاء المحتوي عن طريق الذكاء الإصطناعي
