سند القبض للمبتدئين: ما هو وماذا يكتب فيه وكيف تصدره في دفترة خطوة بخطوة

سند القبض من أول المستندات التي يحتاجها أي صاحب نشاط صغير، سواء كان متجرًا على سلة أو مطعمًا أو مكتب خدمات. في هذا الدليل تعرف ما هو سند القبض، وما الذي يجب أن يكتب فيه، والفرق بينه وبين سند الصرف والفاتورة، ثم تصدر أول سند قبض في برنامج دفترة خطوة بخطوة، وتعرف كيف تترك متابعة السندات لوكلاء كاتب.

ما هو سند القبض؟

سند القبض ورقة أو مستند إلكتروني يثبت أنك استلمت مبلغًا من شخص أو جهة. تعطي نسخة منه لمن دفع، وتحتفظ بنسخة في دفاترك. فهو دليل للعميل أنه دفع، ودليل لك عند المراجعة أن المال دخل الخزينة أو البنك.

مثال بسيط: عميل دفع لك 500 ريال نقدًا قيمة طلب سابق. تكتب له سند قبض بالمبلغ والتاريخ والسبب، ثم توقعه وتسلمه نسخة.

ماذا يكتب في سند القبض؟

الفرق بين سند القبض وسند الصرف والفاتورة

الفاتورة تقول للعميل “عليك أن تدفع”، وسند القبض يقول “استلمت منك”. لذلك قد تصدر فاتورة اليوم، ثم سند قبض بعد أسبوع عندما يسدد العميل. وللتفاصيل عن الفواتير في السعودية اقرأ الفاتورة الإلكترونية للمبتدئين.

القيد المحاسبي لسند القبض

كل سند قبض يترجم إلى قيد بسيط في دفاترك. إذا استلمت 500 ريال نقدًا سدادًا لفاتورة عميل:

• من حـ/ الصندوق (أو البنك): 500 مدين.
• إلى حـ/ العميل (أو الإيرادات إن كان بيعًا نقديًا مباشرًا): 500 دائن.

إذا كنت جديدًا على القيود فابدأ من قيود اليومية للمبتدئين، ثم تابع الأرصدة في دفتر الأستاذ.

طريقة إنشاء سند قبض في دفترة خطوة بخطوة

هذه الخطوات من دليل مركز دعم دفترة الرسمي. قبل البدء تأكد أن تطبيق المالية مفعل في حسابك.

1. اضغط المالية من القائمة الرئيسية.
2. اضغط سندات القبض.
3. اضغط زر سند قبض.
4. في حقل المبلغ اختر العملة من القائمة المنسدلة، واكتب قيمة المبلغ.
5. اكتب الوصف، مثل: سداد فاتورة رقم 1024 من العميل محمد.
6. حدد التاريخ من التقويم. هذا الحقل مطلوب.
7. أرفق صورة الإيصال أو التحويل إن وجدت. الصيغ المسموحة تشمل pdf وjpg وpng وxlsx.
8. اختر التصنيف أو أضف تصنيفًا جديدًا، مثل: تحصيل عملاء.
9. اختر الخزينة أو الحساب البنكي الذي دخل فيه المال. يظهر هذا الخيار إذا كان عندك أكثر من خزينة.
10. حدد الحساب الفرعي. إن تركته على “آلي” يوجه دفترة السند إلى حساب “إيرادات أخرى” تلقائيًا، فالأفضل أن تختار حساب العميل أو الإيراد الصحيح.
11. اضغط حفظ، أو اختر من السهم بجانبه حفظ وطباعة لتسلم العميل نسخة مطبوعة.

خيارات مفيدة في دفترة

• متكرر: لسند يتكرر كل شهر، مثل إيجار تستلمه من مستأجر.
• متعدد: لتوزيع سند واحد على أكثر من حساب، مع ضريبة ومركز تكلفة لكل سطر.
• حفظ كمسودة: لمراجعة السند قبل إصداره النهائي.

لمعرفة باقي إمكانات البرنامج اقرأ برنامج دفترة وأتمتة الفواتير. وإن كنت تستخدم قيود فالفكرة نفسها موجودة فيه، راجع برنامج قيود المحاسبي.

سند قبض في Excel أو Word إن لم يكن عندك برنامج

1. ضع اسم منشأتك وشعارك في أعلى الصفحة.
2. أضف خانات: رقم السند، التاريخ، استلمنا من، مبلغ وقدره بالأرقام، والمبلغ كتابة، طريقة الدفع، وذلك عن.
3. اترك أسفل الصفحة خانتي توقيع المستلم والختم.
4. اطبع نسختين، واحدة للعميل وواحدة لك، ورقّم السندات بالتسلسل ولا تتخطى رقمًا.
5. سجل كل سند في جدول واحد فيه الرقم والتاريخ والاسم والمبلغ، حتى تطابقه مع الخزينة آخر الشهر.

هذا الحل يكفي في البداية، لكن مع زيادة العمليات يصبح البرنامج المحاسبي أسرع وأقل أخطاء.

أمثلة جاهزة لوكلاء كاتب

وكلاء كاتب يعملون داخل متصفحك وأنت مسجل الدخول في دفترة، فلا تعطي الوكيل كلمة المرور. اكتب له المهمة في محادثة كاتب:

1. تسجيل تحصيلات اليوم: “هذا جدول التحويلات التي وصلت اليوم. أنشئ لكل صف سند قبض في دفترة كمسودة، واربطه بحساب العميل، ثم أرني القائمة قبل الحفظ النهائي.”
2. مطابقة آخر الشهر: “اجمع سندات القبض لهذا الشهر من دفترة في جدول، وقارن مجموعها برصيد الخزينة، وأخبرني بأي فرق.”
3. متابعة المتأخرين: “اعرض لي الفواتير غير المسددة منذ أكثر من 30 يومًا، واكتب رسالة تذكير مهذبة لكل عميل.”
4. نموذج للطباعة: “صمم لي نموذج سند قبض عربي بشعار منشأتي وخانات المبلغ رقمًا وكتابة، وجهزه ملف PDF.”

وإذا أردت أن يتابع الوكيل التحصيل كل يوم بهدف واضح، شاهد أهداف كاتب.

أسئلة شائعة عن سند القبض

ما هو سند القبض باختصار؟

مستند يثبت أنك استلمت مبلغًا من شخص أو جهة، فيه المبلغ والتاريخ والسبب وتوقيع المستلم.

ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟

سند القبض لمال تستلمه، وسند الصرف لمال تدفعه.

هل يغني سند القبض عن الفاتورة؟

لا. الفاتورة تثبت البيع وقيمته، وسند القبض يثبت الدفع. في البيع تحتاج الفاتورة، وتصدر سند القبض عند استلام المبلغ.

ما اسم سند القبض بالإنجليزي؟

يسمى Receipt Voucher أو Cash Receipt.

هل أستطيع إنشاء سند قبض مجانًا؟

نعم، بنموذج Excel أو Word بسيط كما في الخطوات أعلاه، أو من برنامج محاسبي إن كان مشمولًا في باقتك.

لماذا ذهب سند القبض إلى حساب إيرادات أخرى في دفترة؟

لأن الحساب الفرعي ترك على “آلي”. عدّل السند واختر حساب العميل أو الإيراد الصحيح.

الخلاصة

اكتب سند قبض لكل مبلغ تستلمه، برقم متسلسل والمبلغ رقمًا وكتابة وسبب الدفع وتوقيعك، واحتفظ بنسخة. وإن كنت تبيع أونلاين فابدأ ترتيب متجرك من سلة تسجيل دخول، ثم اترك تسجيل السندات ومطابقتها لوكلاء كاتب.

جرب وكلاء كاتب الآن