رد تلقائي على أسئلة حالة الطلبات والمتابعة برقم التتبع

لمن تفيد هذه المهمة ومتى تحقق فائدة واضحة

مناسبة لجميع أصحاب المتاجر الإلكترونية الذين يحصلون على استفسارات متكررة من العملاء حول حالة الطلبات ورقم التتبع.

تأتي هذه المهمة جيدة جداً عندما يكون حجم الرسائل اليومية كبيراً، ويصعب الرد عليها يدوياً بسرعة ودقة.

تفيد متاجر التجارة الإلكترونية الصغيرة والمتوسطة التي تستخدم نظم إدارة طلبات إلكترونية مثل Shopify أو WooCommerce أو منصات مماثلة.

كيف يعمل وكيل Katteb خطوة بخطوة في هذه المهمة

• يدخل الوكيل إلى حساب البريد الإلكتروني المستخدم لاستلام رسائل 'أين طلبي' الخاصة بالعملاء.
• يبحث الوكيل عن جميع الرسائل التي وردت خلال يوم العمل الحالي أو ضمن الفترة المحددة.
• يفتح كل رسالة ويستخرج رقم الطلب أو التفاصيل اللازمة للتعرف على الطلب.
• يتصل بحساب المتجر الإلكتروني عبر بوابة الإدارة (مثل Shopify أو أي نظام يستخدمه المستخدم) ليفحص حالة الطلب ورقم التتبع.
• ينسخ رقم التتبع الحالي ويحدد حالة الشحن أو التسليم أو أي تحديث متعلق بالطلب.
• يجمع هذه المعلومات في رد مخصص لكل عميل بناءً على تفاصيل طلبه.
• يرسل الرد المجمّع أو كل رد منفصل للعميل بناءً على النظام المتبع في التواصل.
• يقوم بتسجيل ملخص لجميع الطلبات التي تمت مراجعتها وعدد الردود المرسلة في ملف تقرير منسق.

ما الذي يجب على المستخدم تقديمه للوكيل قبل بدء المهمة

• تفاصيل الدخول إلى البريد الإلكتروني الذي يستقبل استفسارات 'أين طلبي'.
• تفاصيل الدخول إلى لوحة إدارة المتجر الإلكتروني المستخدمة لمتابعة حالة الطلبات.
• معلومات عن أنظمة التتبع أو شركات الشحن المستخدمة والتي يجب مراجعتها.
• تعليمات خاصة بأسلوب الردود المفضل (رسمي، مختصر، يتضمن عبارات اعتذار أو شكر).
• تحديد الفترة الزمنية للرسائل التي يجب مراجعتها (غالباً يوم العمل الحالي).

كيف يبدو الناتج الجيد لهذه المهمة

يرد الوكيل على كافة رسائل الاستفسار خلال فترة زمنية من أقل من ساعة إلى عدة ساعات حسب عدد الرسائل.

يحتوي كل رد على تحديث دقيق لوضع الطلب، رقم التتبع، ورأي واضح عن موعد التسليم المتوقع.

يتم تسليم ملف تقرير يشمل عدد الطلبات التي تم الرد عليها، حالات الطلبات المختلفة، وأي مشاكل تم اكتشافها مثل تأخير الشحنات.

يمكن أن تتراوح الرسائل من عشرات إلى مئات يومياً بحسب حجم المتجر، وهو مفيد خصوصاً في ذروة الطلبات والمواسم.

ما يجب توقعه وما لا يعد به الوكيل

لا يقدم الوكيل تحديثات حالة الطلب أو رقم تتبع إن لم تتوفر هذه المعلومات في نظام المتجر أو من شركات الشحن.

يعمل الوكيل بناءً على صلاحيات الدخول التي تمنحها، لذلك يجب تأمين وصول آمن ومراقبة النشاط.

قد تحتاج بعض الحالات الخاصة أو المشكلات التي لا يحلها المتجر أو شركات الشحن إلى تدخل بشري لاحق.

الردود تعتمد على الدقة والتحديثات المتوفرة في الوقت الحقيقي، وقد تختلف سرعة الرد حسب عدد الرسائل.

أسئلة يطرحها الناس